Административный помощник - Administrative Assistant
Лицо, ответственное за предоставление различных видов административной помощи, называется помощником по административным вопросам ( помощником администратора ) или иногда специалистом по административной поддержке .
Должностные обязанности
Помощники администраторов выполняют канцелярские обязанности почти во всех отраслях. Некоторые помощники по административным вопросам, например, в юридической отрасли, могут быть более специализированными, чем другие. Большинство обязанностей помощника по административным вопросам связаны с управлением и распространением информации в офисе . Обычно это включает в себя ответ на телефонные звонки , создание заметок и ведение файлов. Административные помощники также могут отвечать за отправку и получение корреспонденции, а также за приветствие клиентов и клиентов .
Помощникам администратора в некоторых офисах может быть поручено отслеживать и регистрировать расходы. Обязанности могут варьироваться от создания таблиц до отчетности о расходах офис-менеджеру . Таким образом, от некоторых помощников по административным вопросам могут потребоваться знания в области программного обеспечения для ведения бухгалтерского учета, такого как Microsoft Excel .
Планирование и составление графиков
Планирование мероприятий, таких как заседания совета директоров и обеды, также может входить в обязанности помощников администратора. Для этого может потребоваться изучить цены поставщиков или узнать о доступности участников. Другие обязанности могут включать планирование встреч и подготовку презентационных материалов.
Документация
Помощники администраторов также могут помогать офисным сотрудникам с документацией. Помимо хранения, организации и управления файлами, помощникам может потребоваться печатать, редактировать и корректировать документы. Некоторым помощникам может потребоваться диктовать или записывать протоколы встреч .
Специализированные рабочие обязанности
От административных помощников в некоторых областях могут потребоваться обширные профессиональные знания. Соответственно, обязанности этих помощников могут быть более специализированными. Например, помощникам по правовым и административным вопросам может потребоваться глубокое понимание юридической терминологии и процедур, а помощникам врачей может потребоваться хорошо разбираться в отношениях со страховыми компаниями и чтении медицинских отчетов.
В этой роли их также называют специалистами административной поддержки.
Перспективы занятости и информация о заработной плате
По данным Бюро статистики труда США (BLS) , в 2012-2022 годах средний рост занятости секретарей и административных помощников ожидался на 12% . По данным BLS, генеральные секретари и административные помощники, не являющиеся юридическими, медицинскими или исполнительными секретарями, в 2018 году получали среднюю годовую заработную плату в размере 52 840 долларов США.
- Обеспечение обслуживания клиентов
- Управление инвентаризацией активов и материалов, поиск поставщиков (продавцов) и отправка счетов-фактур
- Планирование и координация встреч и презентаций , интервью , мероприятий и других подобных мероприятий
- Отправка и получение почты и пакетов
- Отправка факсов и электронных писем
- Управление документами и файлами
- Отправка и получение документов для компании
- Отвечая на звонок
- Помощь в различных повседневных операциях
- Использование различных офисных машин, таких как копировальные аппараты и компьютеры.
- Приветствие гостей и посетителей
Ожидания работодателя
Работодатели ищут работников, обладающих знаниями, сочетанием навыков, личных качеств и взглядов. Они включают:
- Быть хорошо организованным
- Быть вежливым
- Надежность
- Сильная рабочая этика
- Продуктивность
- Профессионализм
- Навыки решения проблем и критического мышления
- Хорошие технические, межличностные и коммуникативные навыки
- Ориентация на клиента
- Осмотрительность
- Многозадачность
- Командная работа и навыки сотрудничества
- Тайм-менеджмент