Делегация - Delegation

Делегирование - это передача полномочий другому лицу (обычно от менеджера к подчиненному) для выполнения определенных действий. Это процесс распределения и поручения работы другому человеку. Делегирование - одна из основных концепций управленческого лидерства . Процесс вовлекает менеджеров, которые решают, какую работу они должны выполнять сами, а какие должны быть делегированы другим для завершения. С управленческой точки зрения делегирование включает в себя передачу ответственности за проект членам команды, что дает им возможность эффективно завершить работу над рабочим продуктом с минимальным вмешательством. Противоположность эффективному делегированию - это микроменеджмент , когда менеджер дает слишком много информации, направляет и анализирует делегированную работу. Делегирование дает подчиненному право принимать решения. Это передача полномочий по принятию решений, а также ответственности за результаты с одного организационного уровня на другой, более низкий. Тем не менее, определенный уровень ответственности за результат работы остается за человеком, который с самого начала делегировал эту работу.

Кто-то может решить делегировать полномочия по ряду причин. Это включает:

  • Освободиться для выполнения других задач
  • Чтобы решения принимал самый квалифицированный человек
  • Чтобы узнать точку зрения другого квалифицированного специалиста по проблеме
  • Развивать чужую способность разумно и успешно справляться с дополнительными заданиями.

Делегирование широко признается как важный элемент эффективного управления. Это один из самых полезных доступных инструментов управления . Способность делегировать полномочия - важный, но трудный для развития навык эффективного управления. Есть ряд факторов, которые способствуют эффективному делегированию со стороны менеджеров. К ним относятся: «Признание и уважение способностей других; оценка задач и информирование о том, как они вписываются в общую картину; сопоставление людей и заданий; оказание поддержки и поощрения; терпимость к двусмысленности и неопределенности; интерпретация неудач как ключ к обучению». Поскольку организации являются такими сложными и динамичными объектами, успех достижения целей во многом зависит от того, насколько эффективно можно делегировать задачи и обязанности. Есть ряд характеристик, применимых к делегированию. Во-первых, как обсуждалось ранее, это процесс передачи полномочий на выполнение задачи вспомогательному сотруднику. Это также смещает полномочия по принятию решений, связанных с этой задачей. Делегирование задач между уровнями организации создает связи и развивает цепочку полномочий.

Процесс делегирования

По словам доктора Канти Виджесингхе, старшего преподавателя Национального института образования, «делегирование начинается, когда менеджер передает некоторые из своих обязанностей подчиненному. Ответственность - это работа, возлагаемая на человека». Делегирование во многом зависит от способности руководителя общаться, мотивировать и понимать индивидуальные предпочтения и различия. Процесс делегирования включает в себя обеспечение того, чтобы задание и соответствующий сотрудник были выбраны. Процесс делегирования требует «подготовки, инициирования, реализации и закрытия». Задачи, возложенные на человека, не должны включать в себя те, которые являются традиционной частью их роли. Хотя менеджер может делегировать полномочия для выполнения поставленной задачи, конечная ответственность не передается. Это означает, что делегирование включает в себя процесс обмена, который может включать «полномочия, власть, влияние, информацию, знания или риск». Это укрепляет доверие и моральный дух между руководителями и подчиненными. Внутренняя и внешняя среда организации часто характеризуется множеством мешающих факторов. Некоторые из них включают «чрезмерную срочность, неопытность и недостаток доверия». Чтобы свести к минимуму влияние этих факторов, необходимо разработать четкий протокол делегирования, которому необходимо следовать внутри организации.  

Процесс делегирования не всегда следует согласованной структуре и не является простым, однако обычно задействован ряд ключевых аспектов. Обобщенный процесс делегирования включает в себя некоторую комбинацию следующего:

  1. Распределение обязанностей: делегат сообщает своему подчиненному задачу, которую необходимо выполнить. Предоставляются ресурсы и сообщается о сроках.
  2. Делегирование полномочий: Для того, чтобы подчиненный мог выполнить задачу, необходимы полномочия. Требуемые полномочия предоставляются сотруднику при делегировании задачи.
  3. Распределение обязанностей: при делегировании полномочий подчиненному назначается ответственность за выполнение этой задачи. Когда кому-то дается право выполнить задачу, ему назначается соответствующая обязанность выполнить. Сама ответственность не может быть полностью делегирована; менеджер по-прежнему должен действовать под равной ответственностью перед делегированными полномочиями.
  4. Создание подотчетности: по завершении процесса делегирования важно, чтобы менеджер создавал подотчетность, а это означает, что подчиненные должны нести ответственность за задачи, которые им разрешено выполнять.

Принципы делегирования

Существует ряд руководящих указаний в форме принципов, которые необходимы для понимания и реализации процесса делегирования. Принципы делегирования включают:

Принцип ожидаемого результата

Полномочия, делегированные отдельному подчиненному, должны быть адекватными, чтобы гарантировать их способность достигать результатов, ожидаемых от задачи. Перед делегированием менеджер должен знать цель такого делегирования и ожидаемые от него результаты. Это означает, что цели, стандарты выполнения и задачи должны быть четко очерчены, чтобы направить действия подчиненного на выполнение задачи.

Принцип паритета власти и ответственности

Этот принцип определяет концепцию сосуществования полномочий и ответственности, которые должны идти рука об руку. Это означает, что полномочия, делегированные сотруднику, должны быть последовательными и равными его обязанностям. «Ответственность без полномочий бессмысленна». Каждому сотруднику организации требуются необходимые полномочия для эффективного выполнения поставленных задач; Не должно существовать несоответствия между возложенной на него ответственностью и полномочиями, предоставленными сотруднику для выполнения задачи.

Принцип абсолютности ответственности

Принцип абсолютности ответственности гласит, что делегирование ответственности невозможно. Начальники не могут отказаться в процессе делегирования от ответственности за задачи и действия, возложенные на их подчиненных, поскольку именно они делегировали эти полномочия и возложили обязанности. Ответственность является абсолютной, менеджер остается ответственным за действия своих подчиненных.

Принцип единоначалия

В соответствии с принципом единоначалия у сотрудников должен быть только один руководитель, которому они подчиняются, наделены полномочиями и получают приказы. Этот сотрудник должен нести ответственность только перед своим непосредственным руководителем. Это связано с повышением эффективности сотрудников и меньшим количеством конфликтов ролей в организации.    

Скалярный принцип

Скалярный принцип утверждает, что в организации существуют четкие и формальные иерархические границы. Эта иерархия отражает поток полномочий и ответственности. Он четко указывает руководителям и подчиненным, кто имеет право делегировать полномочия и перед кем они подотчетны.      

Принцип исключения

Этот принцип утверждает, что сотрудникам должна быть предоставлена ​​полная свобода выполнять свои обязанности в пределах своих полномочий. Поэтому руководителям следует воздерживаться от вмешательства в повседневную работу своих подчиненных, даже если обнаруживаются незначительные ошибки. Такой уровень контроля приводит к более эффективным результатам. В некоторых исключительных случаях менеджеры могут вмешиваться в дела, значительно отклоняющиеся от нормы; в этом случае полномочия, делегированные подчиненному, могут быть даже отозваны.    

Возможные преимущества и недостатки

Делегирование - важный и чрезвычайно полезный инструмент управления. При эффективном и успешном внедрении делегирование дает множество преимуществ для организации, руководителя и подчиненных. Однако, если делегирование безуспешно и не реализовано оптимально, результаты могут привести к серьезным недостаткам и иметь пагубные последствия.

Делегирование - один из самых известных методов эффективного управления временем, который дает множество преимуществ внутри организации. Одним из наиболее значительных преимуществ делегирования является его использование для мотивации и развития сотрудников. Мотивирующий фактор, связанный с делегированием полномочий, исходит из возросшего доверия, передаваемого от менеджера к подчиненному. Когда руководитель демонстрирует свою уверенность, это вызывает у сотрудников доверие и уверенность в себе. Между отдельным сотрудником и руководством существует очень важная и позитивная взаимосвязь. Лидеры могут расширять возможности подчиненных, разделяя руководящие полномочия. Это приводит к положительному усилению роли руководителя, укрепляет моральный дух и вызывает доверие в организации. Делегирование значительно повышает эффективность и результативность во многих отношениях. Это облегчает проблемы, связанные с рабочей нагрузкой руководства, повышая скорость реагирования, а также повышая и развивая способности сотрудников. Организационные ресурсы управляются более эффективно, а подчиненные могут быстрее принимать решения и выполнять задачи. Благодаря делегированию сотрудники нижнего уровня могут воспользоваться возможностью получить опыт, расширить возможности и развить навыки, что улучшает организацию. Делегирование положительно связано с приверженностью организации, выполнением задач, новаторским поведением и удовлетворенностью работой. На организационном уровне делегирование может дать представление о текущих сильных и слабых сторонах, предоставляя возможность для улучшения и роста. Это также увеличивает способность организации реагировать быстро и эффективно.

Хотя преимущества очевидны, эффективное делегирование имеет ряд потенциальных недостатков и проблем. Неэффективное использование делегирования включает в себя недопущение реального влияния или предоставление слишком больших полномочий тем, кто не желает или не может принимать соответствующие решения. Некоторым руководителям сложно делегировать задачи из страха потерять необходимые навыки или отказаться от того, что им действительно нравится. Делегирование действительно связано с определенным уровнем риска и неопределенности, что может стать мощным сдерживающим фактором для делегирования. Когда руководители делегируют задачу, они несут ответственность за ее эффективное выполнение и должны учитывать потенциальные риски и выгоды в результате делегирования. Менеджеры часто не хотят делегировать полномочия из-за опасений, что будут допущены ошибки или что работа не будет выполнена в соответствии со стандартами, которых, по их мнению, они могут достичь. Еще одна проблема, связанная с делегированием, заключается в том, что руководство высшего уровня может опасаться того, что руководство среднего звена будет делегировать полномочия для удовлетворения своих конкретных потребностей, а не общих потребностей организации.    

использованная литература